Syarat dan Prosedur Pengajuan Sewa Forklift untuk Perusahaan
Purchasing manager sering bertanya: dokumen apa yang dibutuhkan? Berapa lama prosesnya? Ini panduan lengkap prosedur sewa forklift B2B.
Proses Sewa Forklift B2B dari Awal sampai Unit Tiba
Bagi purchasing manager yang baru pertama kali menyewa forklift untuk perusahaan, proses ini mungkin terasa tidak familiar. Berikut alur lengkap dari inquiry pertama hingga unit siap dioperasikan.
Langkah 1: Identifikasi Kebutuhan Internal
Sebelum menghubungi vendor, siapkan informasi berikut dari tim operasional/warehouse:
- Tipe unit: counterbalance (diesel/elektrik), reach truck, stacker?
- Kapasitas angkat: berapa ton? (sesuai beban terberat yang diangkat)
- Tinggi angkat: berapa meter? (sesuai tinggi rak tertinggi + clearance)
- Lingkungan operasi: indoor/outdoor, kondisi lantai, area cold storage?
- Durasi sewa: harian, bulanan, atau kontrak tahunan?
- Kebutuhan operator: dari vendor atau self-operated?
- Lokasi pengiriman: alamat lengkap, kondisi jalan masuk
Langkah 2: Request for Quotation (RFQ)
Kirimkan RFQ ke minimal 3 vendor dengan spesifikasi yang sama. Minta vendor mencantumkan:
- Harga per unit per bulan (atau per hari)
- Inklusi: apa yang sudah termasuk dalam harga?
- Eksklusi: apa yang ditagih terpisah?
- SLA response time untuk breakdown
- Kebijakan backup unit
- Spesifikasi unit yang akan diberikan (merek, tahun, jam mesin)
Langkah 3: Dokumen yang Dibutuhkan
Untuk perusahaan yang ingin mengajukan sewa forklift secara resmi, vendor biasanya meminta:
- Surat permohonan sewa (di atas kop perusahaan)
- Akta pendirian perusahaan atau NIB
- SIUP / Izin usaha
- NPWP perusahaan (untuk keperluan faktur pajak)
- KTP direktur/pejabat berwenang
- Surat kuasa jika yang menandatangani kontrak bukan direktur
Catatan: untuk sewa jangka pendek/harian, dokumen yang diminta biasanya lebih minimal.
Langkah 4: Negosiasi dan Penandatanganan Kontrak
Poin yang wajib ada dalam kontrak sewa forklift (lihat detail di artikel panduan sewa kami):
- Spesifikasi unit yang disewa (merek, tipe, kapasitas, tahun)
- Durasi sewa dan harga
- Ketentuan maintenance dan tanggung jawab kerusakan
- SLA response time dan kebijakan backup unit
- Kondisi pengembalian unit
- Ketentuan pemutusan kontrak awal
Langkah 5: Pre-Delivery Inspection (PDI)
Sebelum menandatangani berita acara serah terima:
- Dokumentasikan kondisi unit dengan foto dari semua sudut
- Catat jam mesin saat penyerahan
- Uji coba fungsi dasar: angkat, turun, maju, mundur, rem
- Pastikan sertifikat kelayakan unit tersedia dan valid
Berapa Lama Proses Keseluruhan?
- Inquiry hingga penawaran resmi: 1–2 hari kerja
- Negosiasi dan finalisasi kontrak: 3–7 hari kerja (tergantung procurement process internal)
- Persiapan dan pengiriman unit: 1–3 hari kerja setelah kontrak ditandatangani
- Total dari inquiry hingga unit operasional: 5–12 hari kerja
Di PiramidForklift, kami biasanya dapat menyelesaikan proses ini dalam 3–5 hari kerja untuk kebutuhan standar di Jabodetabek. Butuh unit lebih cepat? Hubungi tim kami via WhatsApp untuk opsi ekspres.
